В ходе проведения коллективного собрания обязательно пишется протокол в письменной форме, в котором записывается повестка, регламент, краткое содержание выступлений и приняты решения, фиксируется дата, место проведения собрания. В протоколе прописывается количество человек, присутствующих на собрании, фамилии выступающих по основным вопросам и в прениях, каким числом голосов были приняты решения. Протокол подписывается председателем, секретарем и членами счетной комиссии.
Согласно статье 46 Жилищного кодекса РФ с решением общего собрания собственников должны ознакомиться не позднее, чем через 10 дней со дня принятия решений все жильцы, проживающие в доме, независимо от того, принимали ли они участие в собрании или нет. Информация может быть подготовлена в виде выписки из протокола общего собрания и висеть на рекламном стенде или в виде небольшого сообщения о собрании посылаться по почте все собственникам. Протокол общего собрания собственников многоквартирного дома придает принятым на нем решениям юридическую силу. Секретарем собрания избирается один из членов инициативной группы, знакомы с особенностями его оформления и специфики записи. Она заключается в занесении только главных моментов собрания. Неоценимую помощь может оказать запись процесса собрания на диктофон.
